大津市が補助金を支出している大津市自治連合会の総会に、職員が公務として参加しているのに、当日配布された「大津市自治連合会の総会資料」を誰一人も保管していなかったことが明らかになった。自治連合会を所管する自治協働課の課長は「自宅には保管している」、職員は「焼却した」とも説明している。市の文書取扱規程に違反する恐れもある。

問題となっているのは、2010年から2014年までの大津市自治連合会の総会資料。市民からの情報公開請求に対して「請求のあった公文書は本市で作成及び保管しておらず、存在しないため」として、文書を保管していない(文書不存在)の通知を出した。

この結果を受けた市民が昨年6月、自治協働課の職員に対し「1ヶ月前に琵琶湖ホテルで行なわれた総会に公務として参加しながら、総会資料を保管していないのはなぜか」と問い合わせした。これに対して窓口の担当職員は「見るだけみて必要がなくなったから、焼却した」と返答。「焼却した」という職員の発言を、自治協働課の課長にそのまま伝えたところ、全く問題視せず、「自宅に保管しているから(役所には)ない」と、公私混同とも受け取れる回答をした。

市は「文書事務の適正かつ確実な処理を図る」目的で、文書管理に関するルール「文書取扱規程」を設け、文書の重要度に応じて保存期間の年限を定めている。このうち市の関係団体に関する文書は、特に重要な文書が「永年」、それ以外の文書が「5年」という保存期間が設定されている。

大津市自治連合会は、市が毎年多額の補助金を出しており、もし「市の関係団体」と明確に位置づけられるとすれば、総会資料は最低でも「5年」、重要なものと判断されれば「永年」の保管が義務づけられる。しがたって、自治連合会の総会資料を職員が焼却したり、自宅で保管している行為は、文書取扱規程に違反している可能性がある。

大津市自治連合会の総会は毎年、琵琶湖ホテルで開催されている。

参考資料1「大津市自治協働課の非公開決定通知書/自治連総会資料」

 

大津市自治連総会資料/非公開